Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации

В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.

Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды.

Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.

В этой статье мы рассмотрим способы и порядок уничтожения документации.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

• невозможность восстановления ликвидированных документов;
• высокая скорость измельчения бумаги;
• сравнительно невысокая стоимость аппаратов и самой процедуры.

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Больше века данный способ был самым популярным и считался более надежным, чем все альтернативы. Его преимущество – полная уверенность в том, что документ нельзя будет восстановить.

Сжигание имеет и недостатки:

1. Сжигание неосуществимо без наличия базы для утилизации, собственной котельной или другой оборудованной спецплощадки.
2. Если архив сжигается не в специальных высокотемпературных печах, а подручными средствами, высока вероятность того, что отдельные части документов (например, ламинированные) уцелеют.
3. В большинстве стран мира сжигание признано экологически вредным методом утилизации.

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства.

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику. Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.